Qualitätsmanagement  

Für viele Steuerbürger stellt sich die Frage, wie finde ich einen leistungsfähigen Steuerberater? Grundsätzlich muss man als Suchender zuerst in die Vorleistung gehen, d.h dem potentiellen Steuerberater einen Vertrauensvorschuss entgegenbringen. Vertrauen, in eine stabile und überdurchschnittliche Qualität seiner Arbeit. Um hier eine Orientierung zu geben, kann aber auch der Steuerberater mehr tun, als nur um Vertrauen zu werben. Er kann von sich aus in die Vorleistung treten - er richtet ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem ein.

Unsere Meinung dazu

Ein Qualitätsmanagementsystem umfasst alle organisatorischen Maßnahmen, die der Verbesserung von Prozessen und Leistungen dienen. Inhalt sind etwa die Optimierung von Kommunikationsstrukturen, professionelle Lösungsstrategien, Erhalt oder Steigerung der Zufriedenheit von Kunden sowie die Motivation der Mitarbeiter und die Standardisierung bestimmter Handlungs- bzw. Arbeitsprozesse. Normen für Leistungen, Dokumentationen und Weiterbildung werden geschaffen.

In Branchen, wie der Luft- und Raumfahrt und Teilen des Gesundheitswesens ist dies, ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem, sogar vorgeschrieben.

Die deutschen Kanzleien tun sich allerdings seit Jahren schwer mit dem Thema Prozessoptimierung und Qualitätsmanagement. Denn vieles was mittelfristig Nutzen verspricht ist erst einmal mit viel dokumentarischem Aufwand verbunden – und alles was dauerhaft von Vorteil sein soll, muss permanent optimiert und gepflegt werden. Qualität ist also das Ausmaß an Übereinstimmung von Anforderungen (hier formuliert von einem Standardsetter) und Vorstellungen der Klienten mit der Dienstleistung Steuerberatung.

Als "Standarsetter" hat die Bundessteuerberaterkammer, der Bundesverband der Steuerberater und die DATEV ein Handbuch "Qualitätssicherung/Qualitätsmanagement in der Steuerberatung" veröffentlicht. Die Erfüllung der (individuellen) Erwartungen der Klienten bleibt ausschließlich in der Hand der Berufsträger.

Beispiel

Verarbeitung von Massendaten Als erstes ist hier an die Finanz- und Lohnbuchhaltung zu denken. Der überwiegende Teil der Lohnabrechnungen in Deutschland wird durch Steuerberater abgewickelt.Mittlerweile sind Gehaltsabrechnungen, incl. der Meldung zur Sozial-Krankenversicherung, zu einer Komplexen Tätigkeit mutiert. Hier sind Prozesse zu schaffen, die eine ordnungsgemäße Abwicklung gewährleisen, unabhängig von der Tagesform des Bearbeiters. Selbiges gilt für die Verarbeitung der Daten der Finanzbuchführung für die unterschiedlichsten Geschäftsmodellen der Klienten. Aber auch die filigrane Tätigkeit der Erstellung eines Jahresabschlusses nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches und der Finanzverwaltung bedarf ganz sicherlich prägender Unterstützung für den Bearbeiter. Die Abschlusserstellung wird nach den Vorgaben des S 7 des IDW (Institut der Wirtschaftsprüfer e.V.) vorgenommen Dort werden Aufklärungs- und Dokumentationspflichten festgelegt.

Zumindest Gerichte und (Haftpflicht)-Versicher werden die dort aufgestellten Grundsätze und deren Einhaltung als Maßstab für deren Entscheidungen heranziehen. Man will das Rad nicht täglich neu erfinden. Ein festgelegter Arbeitsprozess soll gewährleisten, dass alle notwendigen Informationen angefordert werden, zeitnah verarbeitet und die richtigen Konsequenzen daraus gezogen werden.Münden soll das ganze dann in einen Aussagefähigen und für Vergleiche verwendbaren Erstellungsbericht.

Unser Ergebnis:

Um dem Klienten die Sicherheit geben zu können, dass seine Angelegenheit in besten Händen ist - wichtig ist hier der Plural – ist ein eingerichtetes Qualitätsmanagement unabdingbar. Jeder der professionell ein Steuerberatungsmandat zu vergeben hat, sollte darauf achten, und sich entsprechend vergewissern.

Verfasser: WP/StB Dipl.Kfm. Hans-Peter Roll

Factsheet

Regelkreis des Qualitätsmanagements Großer Wert wird auf die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse gelegt. Erfahrungen der täglichen Praxis fließen wieder zurück in die Planung, so dass ein Regelkreis entsteht.

Qualitätsplanung

Es wird ein Ist-Zustand ermittelt und die Rahmenbedingungen für das Qualitätsmanagement festgelegt. Danach werden Konzepte und Abläufe erarbeitet. Qualitätslenkungdie in der Planphase gewonnenen Erkenntnisse werden umgesetzt

Qualitätssicherung

Auswertung qualitativer und quantitativer Qualitätsinformationen, Überprüfung von gemachten Annahmen

Qualitätsgewinn

Die in der vorherigen Phase gewonnenen Informationen, werden für Strukturverbesserungsmaßnahmen und Prozessoptimierung eingesetzt. Erfolg und Ergebnisse werden kommuniziert

Was erreicht man nun unmittelbar mit Qualitätssicherungsmaßnahmen
  • Ständige Verbesserung der Kanzleiabläufe (z.B. Vertretungsregelungen von Mitarbeitern)
  • Effizienzsteigerungen (Verbesserung/Erleichterung der Kontrolle von Arbeitsergebnissen)
  • Einheitliche Arbeitsabläufe (Vermeidung von Schlechtleistungen)
  • Mitarbeiter hinterfragen auch die Geschäftstätigkeit der Klienten. Dies schafft mehr Transparenz in der "Mandantenakte"(Mandantenbeziehung) und gibt Ansatzpunkte für gezielte Beratungsgespräche
  • Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit
  • Vertrauensbildung und Steigerung der Mandantenzufriedenheit
  • Mitarbeitermotivation
  • Überdurchschnittlichen Organisationsgrad